E-social 2018: Prepare sua empresa para implementação do programa

O E-social é plataforma de submissão de informações fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciárias da Receita Federal.

A partir de julho deste ano, será obrigatório aos MEIs e às micro-empresas.

Essa medida vai ocasionar importantes alterações na rotina administrativa dos negócios do território nacional.

Preparamos esse artigo para explicar detalhadamente o funcionamento do E-social. Acompanhe.

Antes, dê uma olhada também no artigo em que falamos sobre a Obrigatoriedade da NF-e que já está vigorando em alguns estados.

O que é o E-social?

É uma ferramenta para consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista de uma empresa em uma única entrega.

Dessa forma, o profissional de RH pode enviar todas informações relevantes ao CAGED, GFIP, RAIS e outras em um único envio.

O programa entrou em vigor em 2014 com o Decreto Nº 8.373/2014, instituído pela Presidência da República.

A escrituração e transmissão substituirá a obrigação das entregas das informações em outros formulários e declarações.

Quem precisa se adequar ao programa?

A obrigatoriedade da plataforma a partir de julho visa submeter às micro e pequenas empresas, além das individuais às informações ao programa.

Isso se deu pelo impacto das movimentações financeiras dessas empresas.

Até o momento, apenas as empresas que tiveram faturamento de mais de R$ 76 milhões deram informações ao E-social.

Essa marca dá representatividade para cerca de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores.

Logo menos, serão mais de 9 milhões de empresas e 52% de empregos com carteira assinada no Brasil inteiro.

Quem está atrasado para se adequar a esse processo, deve iniciar a transição imediatamente.

E-social vai dividir responsabilidades fiscais

O quanto antes, os empreendedores precisam criar a cultura da união entre os mais diversos segmentos.

É de responsabilidade deles rever processos de trabalho para fortalecer a urgência desses setores estarem alinhados.

Além disso, é necessário treinamento para os colaboradores tendo como objetivo uma atualização assertiva.

Isso para garantir que autuações e multas sejam evitadas pela empresa.

Ainda que a empresa decida confiar contratar um escritório de contabilidade para o envio das informações, importante não cair no erro de terceirizar essa responsabilidade.

Isso porque as informações necessárias devem ser passadas pelos funcionários da empresa.

Caso haja informações incorretas que forem repassadas, o erro é replicado.

Pensando nisso, é importante estar atendo a algumas etapas para o processo.

Preparamos um check-list para facilitar o empreendedor nesta implementação. Confira:

1 – Se antecipe

Não deixe para fazer a atualização apenas em julho. Se fizer isso, a empresa não terá tempo hábil para se preparar e treinar seus colaboradores.

2 – Confira todos os processos legais

Revise e certifique-se de que sua empresa está de acordo com todas as normas legais.

3 – Atenção nas informações

Garanta a assertividade da implantação do sistema, até mesmo na utilização de softwares necessários.

4 – Tenha em mãos toda documentação

As informações inseridas no programa serão validadas pela Receita. Portanto, guarde documentação para posterior apresentação, se necessário.

5 – Identifique descumprimento de legislação

Durante todo o diagnóstico do processo de implantação, tente identificar algum descumprimento de requisitos legais.

O não cumprimento deles pode gerar autuações e multas ao empreendedor.

6 – Adequação é um investimento

Apesar do trabalho, a adequação ao E-social vai evitar futuras dores de cabeça.

Isso porque o programa acarretará redução de custos empresariais e evitará problemas com a fiscalização.

Quais informações as empresas devem fornecer?

Todas as empresas devem fornecer três tipos de informação para o E-social:

  • Os eventos trabalhistas
  • As folhas de pagamento
  • Informações tributárias acessórias

A identificação de cada trabalhador deve ser a partir do cadastro de cada pessoa, com ou sem vínculo empregatício, via CPF ou NIS.

As informações são enviadas de forma eletrônica, com assinatura digital.

Todas as informações ficam armazenadas no ambiente do sistema e, após a verificação, um protocolo de recebimento é gerado.

Benefícios do E-social

A plataforma unificada visa garantir direitos previdenciários e trabalhistas dos funcionários.

Além disso, vai simplificar o cumprimento de obrigações e eliminar redundância de informações.

Segundo especialistas, o impacto da plataforma vai aprimorar a qualidade das informações relacionadas à previdência, tributação e de trabalho.

As micros e pequenas empresas também serão beneficiadas através de um sistema mais simplificado de formalidade.

Otimizando a implantação da plataforma

Como qualquer outro processo de formalização no país, a implantação desse novo sistema também burocrático.

Bem por isso que é de suma importância iniciar esse processo para começar o quanto antes a organização da sua empresa neste sentido.

Se atende muito em relação à qualificação cadastral.

Ela quem vai fazer você ganhar tempo ao enviar informações corretas aos órgãos competentes que farão a fiscalização.

Dados como CPF e o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais) devem ser duplamente verificados com muita cautela para que não haja nenhum tipo de incorreção na hora do preenchimento.

Essa organização vai permitir agilidade no acesso das informações sobre o pagamento dos tributos.

Para isso, um sistema de gestão eficiente se faz necessário neste sentido.

O PDVend, por exemplo, é sistema completo que organiza toda a questão das vendas e tributação do empreendedor.

Através desse ponto de venda móvel, você gerencia à distância a sua loja, através de qualquer dispositivo e além de facilitar todos os processos, você emite cupons fiscais e também realiza o estoque da sua loja.

Um sistema adequado como esse vai auxiliar inclusive na checagem dos impostos.

Não é raro o empreendedor pagar impostos a mais do que necessita pelo simples fato de não ter uma organização centralizada.

Finalizando

Além de todas essas dicas é importante obter a documentação necessária de empregados terceirizados, como ASO, exames, atestados, entre outros itens.

É essencial que os vínculos de todos os trabalhadores estejam corretos no sistema, uma vez que o Governo Federal fará a devida conferência das informações constantemente.

E repetindo:

Antecipe-se o quanto antes para “virar a chave” na plataforma do E-social.

Enfrente a burocracia inicial e invista no treinamento para fornecer todas as informações necessárias.

Isso vai evitar transtornos futuros como multas e autuações que podem afetar a saúde financeira da sua empresa.

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Danilo Colombo
Formado em publicidade e propaganda, apaixonado pelo mundo digital, startups, growth hacking e empreendedorismo. Quando não está pensando sobre negócios, gosta de passar o tempo com sua família. Atualmente é Head of Marketing da PDVend.

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