Entenda porque a planilha não é a melhor opção para o seu negócio

Para muitas empresas, as planilhas parecem ser as melhores amigas, afinal, são simples de se manusear e gerenciar, e se prestam à manipulação de diversos tipos de dados.

Porém, conforme o negócio vai se desenvolvendo, o volume de dados aumenta, e a planilha passa a não atender mais às demandas, as tarefas se tornam mais demoradas e sujeitas a erros, e realizar todos os processos manualmente acaba desperdiçando tempo das equipes. Junto com a expansão, surge também a necessidade de um sistema de gestão capaz de facilitar a inclusão, a coleta e a análise de dados.

Além disso, o uso de planilhas dificulta a colaboração entre as diferentes áreas da empresa, já que os dados não ficam centralizados e não podem ser incorporados automaticamente, e pode haver versões em multiplicidade dos mesmos dados, o que distorce os resultados. 

Fazer a transição das planilhas para um software de gestão ajuda a manter o controle sobre a administração dos negócios, diminui a ocorrência de erros e torna os processos mais produtivos, uma vez que economiza um tempo precioso. 

Confira abaixo algumas razões para migrar de vez do Excel para um bom sistema de gestão empresarial!

Por que abandonar as planilhas na gestão

Os melhores sistemas de gestão contam com módulos integrados que dialogam entre si, ajudando no controle e na análise das tarefas e processos em andamento. Isso facilita a centralização das informações e a comunicação entre várias áreas, como o setor financeiro, o comercial, o de marketing, etc. 

Outra vantagem é contar com a precisão de relatórios mais robustos, extremamente úteis para auxiliar o processo de tomada de decisões. Como a troca de informações é privilegiada, e as análises, mais simples de serem feitas, o planejamento estratégico se torna mais eficaz, pois é baseado em dados empíricos. 

Além disso, o Excel não oferece um suporte nem atualizações e backups regulares, o que não acontece com os sistemas de gestão em nuvem. Com esse modelo, as empresas desenvolvedoras oferecem suporte e manutenção para os assinantes. 

Outro ponto que deve ser considerado é que, em geral, a mobilidade é prejudicada. Normalmente, ao se trabalhar com planilhas de Excel, os dados ficam salvos nas máquinas dos usuários, e não na nuvem. Isso impede que as informações possam ser acessadas e transmitidas de qualquer lugar, o que pode ser um entrave.

Migrar da planilha para um sistema mais moderno também leva à diminuição dos custos. Muitos processos recorrentes e repetitivos podem ser automatizados, liberando a equipe para focar em tarefas mais relevantes para o sucesso do negócio, e tornando a rotina mais produtiva. A automatização ainda ajuda a melhorar o fluxo de trabalho, tornando-o mais dinâmico, e a evitar problemas causados por falhas humanas. 

A segurança dos dados também é um diferencial e tanto. As informações da empresa ficam armazenadas na nuvem e são criptografadas. Os backups automáticos impedem o extravio ou corrompimento de arquivos, e os fornecedores dos sistemas utilizam certificados digitais para garantir a autenticidade. 

Por fim, os sistemas de gestão empresarial em nuvem realmente modernos têm o diferencial de se integrar com outros sistemas e ferramentas já utilizados pela empresa, como o sistema bancário, o CRM, a plataforma de e-commerce, o sistema de PDV online.. na prática, é possível incorporar vários dados e processos em um só sistema, simplificando a gestão. 

Como você pode ver, utilizar planilhas para administrar os negócios já não é a melhor opção. Hoje, existem sistemas específicos, modernos e seguros, que facilitam a gestão empresarial e agilizam a rotina do gestor.  Se você nunca considerou a migração, esse pode ser o melhor momento! 

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Danilo Colombo
Formado em publicidade e propaganda, apaixonado pelo mundo digital, startups, growth hacking e empreendedorismo. Quando não está pensando sobre negócios, gosta de passar o tempo com sua família. Atualmente é Head of Marketing da PDVend.

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