Fluxo de caixa: 8 dicas para manter seu controle financeiro

Fluxo de caixa organizado é quesito obrigatório para qualquer empreendimento.

O seu controle é o que garante a saúde financeira da sua empresa e é o que vai ditar a sua organização.

Um dos maiores motivos de falência de empresas é o desconhecimento do empresário em relação às finanças do seu empreendimento.

Quando menos se espera, a situação já fugiu do controle e não tem mais escapatória.

Muitas empresas deixam de fazer o controle financeiro por achar que esta é uma tarefa complicada e que demanda muitas pessoas ou muito tempo e isso é um grande engano.

O fluxo de caixa é a ferramenta ideal para os empreendedores que querem velocidade e gestão.

Através dela que é possível controlar todos os recebimentos e pagamentos de forma eficaz.

Ao ter esse conhecimento, o empresário ou gestor consegue tomar decisões baseadas em números.

Isso permite maior clareza da hora de reinvestir o dinheiro ganho ou cortar gastos, por exemplo.

Preparamos esse artigo para orientar a você fazer um fluxo de caixa adequado para o sucesso do seu negócio.

Acompanhe.

 Fluxo de caixa: O que é?

O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que permite visualizar as entradas e saídas de dinheiro das contas da empresa.

Assim é possível entender onde se está gastando mais e quais as possibilidades para se apertar o cinto ou investir.

Também é possível acompanhar as receitas, possibilitando um entendimento sobre o seu faturamento e traçando metas mais adequadas para os próximos meses.

8 dicas para controle

1 – Controle as informações financeiras

A primeira coisa que você deve fazer é reforçar o controle das entradas e saídas de valores da empresa, registrando as informações provenientes dessas movimentações.

Isso pode ser feito em uma planilha ou, melhor, em um sistema de gestão financeira com um módulo próprio para o fluxo.

Dessa forma, você terá um meio de analisar e monitorar melhor receitas e gastos, além de poder fazer análises mais precisas.

Por exemplo, conseguirá descobrir quais fatores demandam mais recursos, como:

  • compras de insumos;
  • pagamentos de contas;
  • entre outros;

2 – Faça anotações de entrada e saída

Após ter adotado um meio para fazer e controlar seu Fluxo de caixa, é fundamental que você tenha disciplina para anotar todas as entradas e saídas.

Isso significa que deverá marcar até as compras de café e dos materiais de limpeza usados nos ambientes corporativos..

Esse tipo de atitude é necessário para você conseguir identificar desperdícios e aquisições desnecessárias que, ao passar do tempo, podem impactar no caixa.

Isso também ajuda a descobrir se a empresa está perdendo dinheiro com muitos juros e multas decorrentes de atrasos na quitação de contas.

Isso evidencia a necessidade de se organizar melhor o cronograma de pagamentos.

3 – Arquive documentos fiscais

Um grande problema que pode prejudicar a gestão do caixa é a falta de atenção aos comprovantes e notas fiscais.

É preciso prezar pelo correto arquivamento desses documentos, de modo que seja possível consultá-los sempre que for necessário.

Dessa maneira, caso tenha algum problema no fluxo de caixa, como valores inconsistentes ou contas que não se alinham, você poderá ir ao local onde guardou esses itens para consultar informações.

4 – Digitalize todas as informações financeiras

Armazenar adequadamente arquivos é uma atitude recomendada para aperfeiçoar o controle de Fluxo de caixa.

Porém, com o tempo, isso pode gerar um arquivo abarrotado de papéis.

Portanto, é importante adotar uma solução de digitalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele visa eliminar a necessidade de espaço físico e agilizar a busca por informações no ambiente virtual.

Só é preciso manter as versões físicas daqueles documentos necessários para fiscalização, processos e outras atividades que exijam comprovações, notas autênticas e provas materiais.

5 – Evite misturar contas pessoais com as da sua empresa

Um dos grandes erros de um empreendedor é misturar finanças pessoais com as do negócio.

Isso ocorre quando se tira dinheiro do “bolso” para pagar contas da empresa.

Adquire-se produtos para uso próprio no cadastro do empreendimento, entre outras atividades do tipo.

Os prejuízos para a empresa são variados, como dificuldade de se saber como anda a saúde econômica do empreendimento.

Além disso, recebimento de multas da fiscalização e problemas para se obter capital de giro e empréstimos.

Portanto, evite essa prática e, se precisar de dinheiro, estipule um pró-labore que atenda suas necessidades.

Isso evitará que você precise usar recursos do caixa, mesmo que você pense em devolvê-los rapidamente.

Quanto mais você evitar mesclar as duas coisas, melhor será para gerir o fluxo de caixa e prevenir transtornos relacionados a ele.

Dessa forma, você poderá aperfeiçoar o controle financeiro do seu negócio.

6 – Mantenha disciplina no lançamento dos dados

É importante reforçar a atenção especial que você deve ter quanto à periodicidade do controle desse instrumento financeiro.

O normal é a realização de fluxos de caixa mensais.

Contudo você pode definir diferentes frequências conforme as necessidades, exigências e volume de operações da sua empresa.

A análise das informações também precisa ser constante, seja mensal, quinzenal ou trimestral.

Não basta lançar os registros todos os dias se você não conferir as movimentações.

Você precisa checar se estão certas e quais os maiores e menores gastos/receitas da organização.

É preciso checar os relatórios de gestão vinculados ao fluxo de caixa também.

Isso é importante para você identificar pontos fracos e fortes, oportunidades de investimentos, sobras e desperdícios, entre outros pontos.

Também permite avaliar defasagens em relação a receitas e investimentos e checar saídas abaixo do esperado de produtos.

Isso pode dar margem a estratégias de vendas, como liquidações e queimas de estoque.

7 – Faça uso de um sistema de gerenciamento

Alguns sistemas voltados para lojas e outros tipos de negócios, como os de frente de caixa conseguem ser integrados com módulos financeiros.

Desse modo, parte do fluxo de caixa pode ser feito automaticamente com base em lançamentos ocorridos nesses programas.

Isso eleva a eficácia dos registros e melhora a confiabilidade das informações.

Além de permitir que os colaboradores possam se dedicar a atividades de maior valor agregado em vez de fazerem lançamentos manuais repetitivos.

8 – Faça previsões do seu fluxo

Além do fluxo de caixa, é importante contar com ferramentas auxiliares que facilitem o controle e obtenção de dados estratégicos.

Uma delas é a projeção do Fluxo de caixa que, diferente do fluxo normal, leva em consideração previsões de gastos e recebimentos.

Ela permite que o gestor consiga preparar o capital necessário para meses subsequentes.

Isso tendo como base os históricos e análises de movimentações financeiras ocorridas dentro de um determinado período.

O controle de fluxo de caixa é essencial para empreendimentos que desejam sobreviver e crescer no mercado.

Ele acaba sendo um instrumento de gestão que dá ao gestor a chance de identificar a situação econômica real do negócio.

Dessa forma, ele poderá prever quando será preciso obter empréstimos, reduzir gastos, vender bens da empresa para conseguir dinheiro, entre outras ações.

 

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Danilo Colombo
Formado em publicidade e propaganda, apaixonado pelo mundo digital, startups, growth hacking e empreendedorismo. Quando não está pensando sobre negócios, gosta de passar o tempo com sua família. Atualmente é Head of Marketing da PDVend.

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